Nebenkostenabrechnung: Rechte und Pflichten – Verjährungsfrist?
Der Vermieter ist verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung für seine Mietobjekte zu erstellen. Diese Kosten entstehen durch die Instandhaltung, ggf. der Heizkosten, Pflege der Außenanlage bzw. Gartenarbeiten. Weitere Möglichkeiten der Umlage betreffen bspw. die Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Schornsteinfegerkosten und Gebäudehaftpflichtversicherung. Doch nicht alle Betriebskosten kann der Vermieter auf den Mieter umlegen. Ein Konfliktbereich, welches regelmäßig zwischen Mieter und Vermieter für Unmut sorgt. Jeder 5. Mieter hatte schon einmal Unstimmigkeiten bezüglich der erstellten Nebenkostenabrechnung durch seinen Vermieter. Der Mieter leistet eine monatliche Vorauszahlung seiner Nebenkosten. Nicht jeder Mieter prüft seine Nebenkostenabrechnung und legt diese zu seinen Unterlagen. Die umlagefähigen Nebenkosten kann der Vermieter als Nebenkosten zur regulären Miete deklarieren. Dieser Vorgang wird innerhalb der Betriebskostenverordnung geregelt. Der Vermieter hat für die transparent dargestellte Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit.
Die Frist für den Vermieter rechnet sich vom Ende des Abrechnungszeitraumes aus. Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2023 muss bis zum 31.12.2024 erstellt werden. Falls der Vermieter diese Frist verstreichen lässt, verfällt sein Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Erwartet der Mieter hingegen ein Guthaben und die Nebenkostenabrechnung erfolgt nicht fristgerecht befreit dieser Anspruch den Vermieter nicht von einer Zahlung. Der Vermieter ist trotz Fristüberschreitung verpflichtet das Guthaben an den Mieter zu überweisen. Stellt der Mieter nach Prüfung seinerseits fest, dass die Abrechnung fehlerhaft sich darstellt, kann schriftlich Widerspruch geleistet werden. Für die nicht korrekt dargestellte Nebenkostenabrechnung kann ein Jahr widersprochen werden. Der Mieter ist verpflichtet fristgerecht seinen Einwand darzustellen. Wird diese Frist versäumt, erlischt der Anspruch. Somit unterliegen Vermieter und Mieter einer Verjährungsfrist. Die Verjährungsfrist beläuft sich auf drei Jahre zum Ende der Abrechnungsfrist. Die Nebenkostenabrechnung 2023 wird mit einer Abrechnungsfrist bis zum 31.12.2024 festgeschrieben. Diese Verjährungsfrist beläuft sich auf den 31.12.2027. Der Nachzahlungsanspruch verjährt sich ebenfalls nach drei Jahren.
Die Abrechnung unterliegt den Faktoren, welche im Mietvertrag festgelegt wurden. Dargestellt werden die Gesamtkosten, der Abrechnungszeitraum, dem Umlageschlüssel sowie die Berechnung des Mieteranteils sowie den anzurechnenden getätigten Vorauszahlungen. Wird ein Dienstleister für die Nebenkostenabrechnung beauftragt, da mehrere Mietobjekte verwaltet werden, muss für jedes Objekt und Haus gesonderte Abrechnungen erfolgen. Mit der Beendigung des Mietverhältnisses kann der Vermieter einen Teil der auszuzahlenden Kaution bis zum Ablauf der Frist einbehalten werden. Dies betrifft den Fall, dass eine Nachforderung zu erwarten ist.
